Quando se fala em auditoria, geralmente nosso pensamento volta-se para a identificação de roubo, desvio, superfaturamento entre outras. Entretanto, vale a pena destacar o uso da auditoria em caráter muito mais preventivo do que punitivo.
A auditoria tem, atualmente, grande importância no controle financeiro e na gestão de qualquer condomínio, desde que utilizada adequadamente como uma ferramenta de controle. Através dela pode-se assegurar que o condomínio não sofrerá prejuízos em virtude da má administração ou de atos fraudulentos. Para isto deve ser realizada periódica e constantemente. As contas do condomínio são auditadas e avaliadas regularmente, formando uma base de dados com o histórico das contas do condomínio.
Pense na seguinte situação: estamos viajando em uma rodovia cujo limite de velocidade é de 100 km por hora. Sabendo que esta rodovia não conta com sistema de radares ou qualquer outro tipo de fiscalização, é bastante provável que muitas pessoas irão aumentar um pouco a velocidade com o objetivo de “encurtar” o tempo da viagem, não é? Agora, se a estrada contar com sistema de radares fixos e móveis e ainda com diversas viaturas espalhadas ao longo da rodovia, com certeza a maioria das pessoas vai ficar dentro dos limites, sem cometer qualquer excesso.
Na administração financeira de qualquer organização não é diferente. Quando existe algum tipo de fiscalização, as pessoas controlam mais seus impulsos e evitam cometer desvios ou desrespeito às normas vigentes. Agora, o que aconteceria com aquele motorista que desconhece as normas? Que mesmo vendo as placas, não sabe reconhecer o significado delas? Levando a resposta destas duas perguntas para a realidade da maioria dos condomínios, quantos síndicos estão verdadeiramente preparados para exercer o cargo?
Se pensarmos em todos os problemas que podem ser evitados com a realização de uma auditoria séria, idônea, eficiente e independente, feita de forma permanente sobre a prestação de contas do condomínio (como problemas fiscais, legais e trabalhistas), os benefícios vão desde uma melhora considerável na organização e apresentação da administração financeira do condomínio, até mesmo grandes economias com pagamentos de multas e juros sobre impostos recolhidos de forma irregular, com contratação de advogados para defender o condomínio contra fornecedores e/ou funcionários etc.
É sabido que na grande maioria dos condomínios o síndico e/ou os conselheiros muitas vezes são pessoas honestas, com boa vontade, mas que não dispõe do necessário tempo para o exame das prestações de conta. Aqui começa o "stress" e o desgaste, pois na hora de assinar o balancete aprovando as contas ou assinam "em cruz", baseados apenas na confiança, ou se demoram na análise, buscando precaver-se de eventuais falhas e, nesse caso, haja demora para a aprovação das contas.
A realização de auditoria preventiva por profissionais experientes e independentes, além de poupar o tempo despendido individualmente pelos Conselheiros, fornece a estes respaldo técnico para a análise das prestações de contas, permitindo a aprovação das contas em prazo menor, além de proporcionar condições para que a Administração do Condomínio corrija falhas de modo a tornar o controle, tanto quanto possível, independente das pessoas que estejam à frente da administração.